テレワークの業務管理。見える化が働き方を向上させる

テレワークの推進や業務の効率化のため、、業務、タスク、経費を見える化しようという企業が多いと思います。今回は、なぜ「見える化」する必要があるのかを紹介しようと思います。

テレワークの普及と課題

在宅勤務やモバイルワーク、サテライトオフィスでの勤務など情報通信技術（ICT：Information and Communication Technology）を活用した、時間や場所にとらわれない働き方（テレワーク）。コロナウィルスの流行によって導入し始めた企業の方も多いかと思います。

しかし、通勤時間の削減や職場と違って集中出来るなどメリットがある一方で、仕事の進捗が見えなかったり、コミュニケーションが少なくなったりと課題を感じることも多いのではないでしょうか？

テレワークでの業務の「見える化」とは

そんななかで、再び業務の見える化に注目が集まろうとしています。テレワークにより成果主義の導入やコミュニケーションがとりにくい状況で、アプリなどのツールを導入することにより業務、タスク、経費をグラフや一覧などで視覚的に表し、全体像を把握することを指します。

業務を「見える化」する意味

業務を「見える化」する一番の意味は感覚的だった評価基準を明確にし、正確な情報の基に判断をすることが出来るようになるということだと思います。今まで売り上げだけでしか、評価していなかったものが、それにかけた業務量や工数など案件の内訳を明確にすることができます。

現状を知らなければ改善は出来ない

コロナウイルスやデジタル化が進むなかで企業としても新しいことに挑戦や今までのサービスの見直しなど時代に合わせた変化が求められてきます。そんな中で、どこを改善する必要があるのかを判断するのには、現状がどうゆう状況にあるのかを認知する必要があります。

どこに課題があり改善する必要があるのか、何が問題なのかを認知しないままに、改善策を練ることはとても非効率なことなので、問題を知るためにも業務の「見える化」が必要になるのです。

「見える化」することができるもの

タスクの見える化する

一日の業務内容を書き出すことで、各業務にどれくらい時間をかけるのかを仮定しながら仕事を始めることで、自分の想定している業務時間と実労働時間の差を明確にします。（また、その日やるべき仕事の漏れをなくす効果もあります。）

おすすめのツール
・todolist
・Google To Do

業務時間を見える化する

 タスクタイマーまたは手動入力で業務時間の記録することができるアプリ。タスクやプロジェクトごとにかかった時間を測定し、最終的に合計時間を確認し実労働時間を明確にします。

おすすめのツール
・Toggle
・Time Crowd
・Timely

内訳を見える化する

業務時間を明確にするのと似ているのですが、業務時間だけでなく、かかった時間と共に見積り、予測業務工数に対してどれぐらい時間がかかっているのかをグラフで明確にします。

おすすめのサービス
・Pace
・ログタス

「見える化」とは、業務を明確にすることがメインではない

ここで忘れてはいけない事として、「見える化」の目的として時間や、やることなどを明確にするということが目的ではないということです。

冒頭でも述べましたが、現状のを知り、改善策を出すために「見える化」をするのであり、毎日の記録をつけることに満足しないよう注意が必要です。

まとめ

テレワークの推進やデジタル化の加速によりたくさんの業務を「見える化」できるアプリやサービスが増えてきました。ただ使うのではなく、自分の職業や仕事内容にあったアプリを見つけ、現状の仕事のやり方に疑問を持つところからスタートしてもいいのではないでしょうか？