テキストコミュニケーションをする上で大切なこと

近年、ビジネスの現場ではメールやチャットを中心としたテキストでのやり取りが主流となりつつあります。対面や電話とは異なり表情や声のトーンが伝わらないからこそ文章の伝え方ひとつで相手に与える印象や信頼感が大きく変わってしまうことも少なくありません。今回はテキストコミュニケーションをする上で大切なことについて紹介しようと思います。

なぜテキストコミュニケーションが重要なのか

テレワークやオンライン会議の普及により職場でのやり取りの多くが対面からテキストへと移行する中でメールやチャットツールは迅速な情報共有を可能にする一方で伝えたつもりや意図の汲み取り違いなど誤解やトラブルを生むケースも多くあります。同じテキスト情報でも人により捉え方が違ったりニュアンスによって違う意味にとられることもありテキストコミュニケーションの中では言葉の選び方ひとつで信頼が生まれることもあれば失われることもあります。簡単にコミュニケーションできるからこそ正確に意図を伝えやりとりを円滑に行うテキストコミュニケーションのスキルがこれまで以上に求められているのかと思います。

読み手を意識した文章設計をする

どれほど正確な情報であっても相手に伝わらなければ意味がありません。テキストでのやり取りにおいてはこのメッセージは誰が、いつ、どのような状況で読むのかを意識することが大切だと思います。たとえば、上司に送るのか、同僚に送るのか、あるいは取引先に送るのかによって言葉遣いや情報の優先順位は変わってきます。特に忙しいビジネスパーソンにとってあやふやで要点の見えない文章は読むだけで負担となりストレスを感じさせてしまうこともあります。だからこそ情報はできるだけ簡潔にわかりやすく整理して伝える必要があります。

誤解を招くようなあいまいな表現を避ける

要点のわかりにくい文章は文章の構成を意識することで回避することができます。「結論→理由→補足」という順で情報を整理して伝えるPREP法（Point→Reason→Example→Point）と呼ばれる手法がビジネスにおいて有効です。まず伝えたい要点をはっきりと述べその理由や背景を説明し最後に補足や参考情報を加えることで読み手にとって分かりやすく納得感のある文章を作ることができます。曖昧さを排除し論理的かつ明確な文章を心がけることで信頼されるテキストコミュニケーションを行うことができるようになります。

返信のスピードやタイミングを意識する

テキストコミュニケーションにおいては返信のスピードとタイミングも相手の印象を左右する重要な要素で特にビジネスの場では相手の業務の進行にも影響を与えるため迅速なレスポンスが求められます。すぐに回答が難しい場合でも「確認のうえ、追ってご連絡いたします」など一次返信を入れるだけで相手は安心感を得られます。また、深夜や休日の送信は避け相手の業務時間や状況を考慮したタイミングで連絡することも大切です。返信のスピードやタイミングは円滑な関係構築において欠かせない要素だと思います。

まとめ 少しの気遣いで大きく変わる

テキストコミュニケーションは単なる情報のやり取りだけでなく相手との信頼関係を築くうえで非常に重要な役割を果たします。メールやチャットといった文面上のやり取りでは話し方や表情といった非言語的な要素が伝わらないからこそ言葉の選び方や構成、そして丁寧さがより重要になるかと思います。日々の些細な行動に意識を向けることでビジネスパーソンとしての信頼性や説得力を高めることができるのではないでしょうか？