話の要点がつかめない人の話し方は何が違うのか？

日々の業務の中で誰もが一度は話の要点が見えにくいと感じた経験があるのではないでしょうか。会議や打ち合わせで時間を割いても結論がなかなか見えてこない、何が言いたいのかわからない。そんな場面は制作現場においても少なくありません。今回は話の要点がつかめない人の話し方は何が違うのか？について紹介しようと思います。

話の要点をつかめない人の話し方の特徴

まず要点をつかめない話し方をする人の話し方にはどういった傾向があるのでしょうか？よくあるのが情報をそのまま並べてしまい整理ができていないという点です。自分の頭の中に浮かんだ順番のまま話すことで聞き手にとっては何が重要なのかが分かりにくくなります。次に背景説明に時間を割きすぎることもよく見られる特徴です。説明自体は丁寧であってもその中で本当に伝えるべき主張が埋もれてしまい結局何を言いたいのかが見えてこないケースです。さらに、結論を最後に持ってきてしまうため聞き手は長い話を最後まで聞かないと要点が分からず、途中で迷子になってしまうこともあります。こうした特徴が重なると話の流れが複雑になり聞く側の理解が追いつかなくなることがあります。

要点を整理できる人との違い

一方で要点を明確に伝えられる人にも特徴が見られます。彼らはまず相手がどのような立場で聞いているのかを意識し、相手にとって必要な情報に絞って話すことができます。また、論点を順序立てて整理し聞き手が頭の中で情報を追いやすいよう工夫します。そして多くの場合、話の冒頭で結論や目的を先に示しその後に理由や補足を加えていきます。こうした話し方ができる人は単なる話し方の上手さだけではなく思考そのものを整理し、伝わりやすい形に変換するという思考プロセスができているともいえるかと思います。

要点が伝わらないと何が起きるか

話の要点が相手に伝わらないと現場ではさまざまな弊害が生じます。例えば認識のずれが発生しやすくなります。クライアントが求めている方向性と制作チームが理解した内容が異なってしまうと完成物は期待とかけ離れたものになりかねません。また、結論が見えないまま議論を進めると関係者全員が余計な確認や修正に追われることになります。これは時間やコストの浪費につながり最終的には信頼関係の低下を招くことにもつながります。要点を的確に伝えられないことは単に分かりにくい話になるだけでなくプロジェクト全体の進行や成果物の質に直接影響するのです。

伝える内容に優先度をつける

こうした問題を防ぐためにどの情報が核となるのかを判断することが大切だと思います。話し手となる人は話の内容に優先度をつけるだけでなく何を伝えて何を伝えないのかを考えて話す必要があるかと思います。そういった個々の判断が意思決定を促す手助けにもなり、結果的に議論のスピードの向上に繋がっていくのだと思います。双方にとって深い議論を行うためにはそういった判断を正しく行うことが求められてくるのだと思います。

また、優先度の付け方は状況によって変わるという点も忘れてはいけません。プロジェクトの進行状況や外部環境の変化によって当初最重要と考えていた要素が後回しになることもあれば、逆に新しく優先度の高い課題が浮かび上がることもあります。そのため優先度を固定的に捉えるのではなく定期的に見直し、柔軟に修正していく姿勢が求められます。変化を前提に置くことでプロジェクト全体の舵取りが安定し最終的な成果物の質も高まっていくのではないでしょうか？

まとめ

話の要点をつかむということは単に会話をスムーズにするためだけのものではないと思います。相手との信頼関係を築きプロジェクトをスムーズに動かす為には言葉の選び方や順序を少し意識することが大切なのだと思います。こういったことを意識するだけで相手の理解や合意は驚くほど変わります。情報を多く伝えることよりもその中から何を優先して伝えるべきなのかを見極める姿勢こそが成果につなげるためは重要なことなのだと思います。日々のやり取りの中で「これは伝えるべきことなのか」「今は削ぎ落とすべきことなのか」と問い直す習慣が制作現場を円滑にし結果として質の高いアウトプットへとつながっていくのではないでしょうか？