キックオフミーティングでやるべきことは何か？サイト制作で最初の段階で認識しておくべきこと

Webサイトを制作する時にますはじめにキックオフミーティングを行うかと思います。なにを話せばいいのかわからない、なんとなく顔合わせで終わってしまうなど目的を理解していないと重要なキックオフミーティングが無駄になってしまいます。キックオフミーティングを有意義なものにし、Webサイト制作を効果的に進める為にキックオフミーティングで確認すべき事やどのような目的で行うのかなどを紹介しようと思います。

Webサイト制作におけるキックオフミーティングとは

Webサイト制作におけるキックオフミーティングとは、プロジェクトの開始時に関係者が集まり、プロジェクトの目標、要件、計画、役割分担などについて議論し合う重要な会議です。キックオフミーティングでサイト制作の全体像を確認しチームのメンバーに共通の理解をもたらすことが目的です。実際に顔を合わせて直接コミュニケーションを取ることでキックオフ前にはわからなかった要望を確認することができ、要望に対する本当の意図や背景をより深く理解することが可能となり、より具体的なサイト制作を進めることができます。

さらに、会社の事情や制約事項など変更することのできない決定事項がある場合は、最初の段階で確認しておくことで、進行中に予期せぬ問題や遅延を防ぎスムーズな制作プロセスを確保することができます。

キックオフミーティングで確認すること

・プロジェクトの背景・目的
・ターゲット
・プロジェクト前提条件
・プロジェクトスコープ（作業範囲）
・コスト
・スケジュールなど
・連絡ツールの確認

課題を理解することでより具体的な施策ができる

Webサイト制作において重要なことは目的を明確にした上でサイト制作をすることです。古いので新しくしたいとかお問い合わせを増やしたいといった大雑把な内容ではなく、具体的な目的を定めることが重要です。たとえば、お問い合わせを増やすことが目的であれば現状の課題や問題点を把握し、なぜお問い合わせが増えないのかを考えることが必要です。そのためには直接話を聞きコミュニケーションを取ることが不可欠で、顧客からの反応やフィードバックに対する理解や認識を深めるなど、文章などではわからなかった不明点を具体的に確認することで問題点や課題を特定し、それに対する戦略や解決策を立てることによりサイト制作の成果につながります。

やるべきことを明確にする事でスムーズに行動できる

またキックオフミーティングを実施し、やるべきことを明確にすることでよりスムーズなサイト制作が可能となります。依頼する立場の方は単にサイト制作を依頼するだけで終わりではありません。新しいページを作成する場合には原稿を用意する必要があるしデザインを変更する場合には確認作業が必要です。ページ数が多くなればそれにあわせて作業量も増えていきます。

お互いが最初の段階で今後行うべき作業内容を理解し、適切な準備や人員確保をすることがスムーズな進行をする上で重要です。キックオフミーティングを通じて制作側と依頼者がお互いの役割や責任を理解し進行計画やスケジュールを共有することで、全体の流れが明確になり効果的なコミュニケーションが促進されます。また、依頼者が早めにコンテンツの原稿を用意することで制作側がそれに基づいてデザインや構成を検討でき訴求力の高いコンテンツやページ構成が可能になります。

どういうコミュニケーションが好きなのかを認識する

Webサイト制作は一人で完結するものではなくクライアントとのコミュニケーションも重要な要素となります。クライアントとの意志疎通をスムーズに進めるためにはクライアントの性格やコミュニケーションスタイルを認識しておくことが大切です。メールやBacklogなどのオンラインのコミュニケーションが良いのか、それとも実際の打ち合わせなどの方がいいのかなど好きなやりかたを認識することで適切なコミュニケーション手段を選択することができ、サイト制作で重要な意思疎通を円滑に図ることができます。

まとめ

Webサイト制作において重要なことは何をやりたいのかを理解した上で制作をするということと一緒に制作をする人のことを知るということだと思います。同じような案件やプロジェクトでもプロジェクトごとに適切な進め方やコミュニケーション方法を考え、柔軟に変えていくことはWebサイト制作を成功につなげる為に重要なポイントです。そうしたことを最初の段階で認識しプロジェクトの全体像を理解した上で効果的なアプローチを取ることにより成果につながるサイト制作を行うことができるのではないでしょうか？