伝わる資料の作り方 伝えたい情報を正しく伝えるには

企画書、ホワイトペーパー、社内資料など企業に勤めていると資料を作成する機会も多いかと思います。情報を記載しているのに見てもらえないや理解してもらえないなど時間を使って形にしても上手く成果に繋げることができないということもあるのではないでしょうか？今回は伝わる資料の作り方を紹介しようと思います。

伝えたい情報を、正しく伝える事が大事

資料を作成する上で大切なことは誰が見ても誰が説明しても伝えたい事が正しく伝えることができるということが大切です。人によって解釈が変わったり、認識が大きく違うということがないように注意することが大切です。

情報量を減らすことで、伝えたいことを明確にする

資料を作る時にあれもこれも説明したい、伝えたいと詰め込んでいる資料を見かける場合がありますが、この資料で何を伝えたいのかを制作者がまず理解するという事が大切です。その為に何が必要なのかを再度選別する。情報というのは文字情報だけではありません。フォントの種類や色数などさまざまな情報を必要なものだけに減らしていくことで伝わる資料が作れるのではないでしょうか？

伝わる資料を作るには

色数を押さえる

資料を作るときによく悩むのが配色だと思います。なぜかまとまらない、ごちゃごちゃしていると感じる時は、使用する色数を減らすことで選択肢を減らし、目立たせたい部分のみにアクセントカラーを使うことで伝わりやすい資料を作ることができます。

1ページ1メッセージ

1ページ1メッセージという言葉をよく耳にしますが、1ページに入れる情報の量を減らし伝えたい内容を明確にすることで伝わりやすい資料を作ることができます。

具体的に説明する

企画書、ホワイトペーパー、社内資料などは会社などで共有され、誰かが詳しく説明をし理解してもらうという状況は少ないかと思います。なので、資料を説明する人が一緒にいなくても閲覧した人が理解し、行動に移せるような具体的な内容の資料を作ることが大切です。

情報を整理する・一貫性を持たせる

情報を伝えるためには閲覧者にとって分かりやすい資料であるということも大切です。毎回何を書いているのかを考えないといけない資料だと伝えたい内容も伝わらないかと思います。同じ情報をまとめたりグルーピングしたり、資料の中のルールを決め一貫性を持った資料にすることで、伝わる資料を作ることができます。

まとめ

グラフィックやWebも同じ事がいえますが閲覧した方にどういう情報を伝える事ができるかが大切だと思います。書いてあるから良いという訳ではなく伝わるという事に重きを置くことが必要なのだと思います。資料を作る上でどれだけ閲覧者の立場で物事を考えれるかが重要なのではないでしょうか？