ひとりで仕事を抱え込まない 仕事の流れを意識したタスク管理術とは

仕事においてやることが多くて何から始めればいいのかわからないや、いつも仕事に追われているなど仕事量が多くなるとタスクの管理や業務の優先度をつけることが難しくなってきます。今回はひとりで仕事を抱え込まないタスクの管理術を紹介しようと思います。

タスクとは

タスクとは仕事を進めるにあたり業務内容を細かな単位で細分化したものです。やるべき内容を認識することで、仕事の優先度の決定や仕事量を把握するために細かくタスクに落とし込むことが重要です。やるべきことを認識しタスクを管理することで個人やチームでの仕事の進行がスムーズに行うことができます。

タスクを抱え込まない為には

仕事するにあたり複数の人が関わっている場合、担当者が誰なのかを表す言葉としてボール（担当）は誰にあるのかと表現することがあります。複数人で案件を回す場合タスクの所在地を明確にすることが重要で仕事を止めずに進めることでスムーズにゴールに近づける事ができます。自分がタスクを処理しきれずボールを抱え込み案件を止めるというこは非効率なことだと思います。自分のタスクを上手いこと解消し抱えるタスクを増やさないことで仕事を止めることなくたくさんの仕事を同時に進めることができるのではないでしょうか？

仕事の流れを意識する

しかし、ただやみくもにボールを相手に返せばいいという訳ではありません。仕事を効率よく進めるためには全体像を意識しながら行動する必要があるかと思います。自分だけのタスクを意識するのではなく案件全体を考え、相手が求めているものは何なのか？どうすればスムーズに案件が進むのかを考え行動する必要があると思います。個人単体で考えるのではなく俯瞰的に全体像を見ることでいま何をするべきなのかを認識することができるかと思います。

タスクを抱え込まない管理術

ではどうすればタスクを抱え込まないようにできるのでしょうか？

今できることはすぐに対応する

業務において頻繁に行うメール対応や社内の連絡事項など内容や要件がすでに決まっており回答するだけのものは後回しにせず、すぐに回答することでタスクとして残さない事ができます。また会議などの議事録の作成に関しても会議中に内容をまとめておくことで時間短縮や内容を忘れたりというリスクも減らすことができます。

相手が欲しい情報を先に提供する

タスクを抱え込まない為に必要なことは無駄なやり取りをなくすことだと思います。仕事の大半を占めるクライアントやメンバーとのコミュニケーションにおいてもらった質問にただ返答するのではなく、何を求めているのかを考え相手が欲しいであろう情報を先に提出することでやり取りの工程を少なくし、スムーズに案件を進めることができます。

自分の仕事とお願いする仕事を認識する

また自分がやった方がいいタスクとお願いした方がいいタスクを認識することも重要です。自分で何でもやれば思い通りにいくかも知れませんが、他の人にお願いしたり断ったりする判断をすることで本来注力するべき仕事に専念することができます。

まとめ

一人でできる仕事量は限られているかと思います。スキルが上がり案件が増えると管理するタスクが多くなっていき誰がどのタスクを行う事が適切なのかを判断する必要が出てくると思います。仕事を効率的に行う事ができるかはこの判断軸を持っているかどうかが重要なのではないでしょうか？