提案書を通じて何を伝えるのか？説得力と信頼性を高める為に必要なこと

Webサイト制作の仕事をしているとサイトの改善やリニューアルにあたり提案書を作成する場面が多数あります。Webサイト制作以外の場面でもクライアントや上司を説得するために作成する提案書ですがどのような考え方で作成するのがいいのか今回は提案書の作成の考え方を紹介しようと思います。

提案書を作成する目的は何か？

提案書を作成するときに大切なことは目的を明確にすることです。最初からパワーポイントなどで提案書を作成し始める人も見かけますが、何の目標を達成したいのか何を伝えたいのかを考え大きな流れ（見出し）から考えていく事が大切です。流れを先に考えることで内容やメッセージに一貫性が生まれ閲覧者にとっても理解しやすい提案書になります。また、目的を明確にすることで何を強調すべきかやどの情報が重要でどこに配置するべきかなどページごとの構成やコンテンツの選定にも大きく関わってきます。伝えたいことが整理され意図をもったアウトプットを行うことで提案書のクオリティを上げることができるのではないでしょうか？

１ページで伝えたいことを1つに絞る

提案書を作成するときに情報を詰め込みすぎないことも大切です。情報が交錯した資料は閲覧者にとって理解しにくく要点が見えにくくなります。そのページで伝えたい要点やメッセージを明確にしメッセージを基に考えた適切なレイアウトや配色を使うことも大切です。1ページに1つの要点を明確に伝えることで情報の整理が容易になり閲覧者にとってもわかりやすい提案書になります。

提案書に深みを出すために具体的な内容にする

提案書に深みを持たせるためには内容を具体的なものにすることが大切です。例えばエビデンスを提示することにより提案書の主張や主要なポイントの説明材料に使ったり、課題に対する戦略を示したり、提案内容を他の選択肢との比較にも役立てることができます。要点を説明する具体的なデータや事例を掲載し、詳細に説明することにより提案書に具体性をもたせることができ閲覧者にとって信頼性のある提案書を作る事ができます。

どの工程に時間をかけるのかを考えて作成する

また、提案書を作成するにあたりどこに力を入れるのかを意識することも大切かと思います。閲覧者が聞きたい部分はどういうことをするのかという目的や施策の部分だと思います。提案書を作成する時にどのフォントを使うかや何色を使うかなどといった見た目の部分に力を入れるのではなく本来の目的の提案の部分に力を注ぐことが大切です。そのためにはデザインやレイアウトの決定しているフォーマットやテンプレートを作成しておくことも重要な部分に時間を割くためには必要なことかと思います。目的を達成するために限られた時間でどこに時間を割き、どこに注力をして作成するのかを考えて行動することも作成する上で重要です。

何の目的や課題があるのかをクライアントの立場で考えてみる

また、提案書を作成する時にどこに課題を感じているのかなどクライアントの立場で考えて提案書を作成することも重要です。Webサイト制作であればサイトを作ってどういう効果を得られれば嬉しいのかやどういうことが起これば仕事が楽になるのかなど、クライアントの立場に立って提案書を作成することで説得力を向上させることができます。課題を解決するためにはクライアントの状況や制約や仕事内容を理解することが不可欠です。Webサイトというツールを作るのかクライアントが抱えている課題を解決する為にWebサイトを作るのかでは提案書の内容も変わってくると思います。クライアントの要望を満たした提案書を作成するためにどれだけクライアントのことを理解するかということも重要な要素だと思います。

また、良い提案をする為にクライアントのことを理解しようという姿勢はクライアントの信頼度を高めることにもつながります。提案書の内容も重要ですが提案書を通じてどのような姿勢で関わりを持つかを示すことも重要なことなのではないでしょうか？

まとめ

提案書を作成するにあたり大切なことは何を伝えるのかを明確にすることだと思います。その為には自社のアピールポイントや訴求すべき要点を自分自身が理解することが大切で単なるフォーマットに従って作成した提案書には意図や説得力が欠いており成果につなげるのが難しいかと思います。提案書を通じて何を伝えるのか、どのような価値を提供するのかを考えながら自社の強みや独自性、提案内容のポイントを意識しながらクライアントのニーズや期待にあうような提案書を作成することが大切なのではないでしょうか？