オンライン会議で気をつけること

テレワークが普及した中、オンラインでの打ち合わせや、会議を行うことも増えてきました。そんな中で、気を付けた方が良いと思う部分や、こうした方が良いと思う部分があったので紹介します。

意識して発言する

オンラインだと発言をしなければ、どんどんと話が進んでいきます。全てに突っ込めというわけではありませんが、思ったこと疑問点は遠慮せずにその場で共有した方が、結果的に効率的ということがありえます。

画面を共有する

画面越しで行うオンライン会議ですが、ただでさえ人と会わないということもあり、得られる情報が少なくなっています。画面をオフにしている方もいらっしゃいますが、画面をつけ視覚から入る情報を増やす方が、意思疏通がしやすくなると思います。

参加者への配慮を忘れない

オンラインの難しさは、得られる情報が均等だというところだと思います。今までは、体の向きなどで誰に話しているのかや、その人の状況というのが視覚から伝わってきます。

しかし、オンラインでは得られる情報が参加者全員が共通のため、誰に話しているのかや自分が話していい番なのかが、わからない時があります。なので、発言者の方は、特定の人に話すときは名前をつけたり、みんなに話をふるなど参加者への配慮を行い、今の状況がどういうものなのかを明確にする必要があります。

返事をしっかりとする

また、聞いている人もリアクションを普段以上に意識する必要があります。普段の会話で無意識に行っていた相づちも、オンラインだと無意識にしなくなっているかと思います。ここでも、普段以上に発言者への配慮が必要となってくると思います。

参加者意識を忘れない

一番大切なことは、気を抜かない。大事な会議などはもちろんですが、日常的に行われる会議の場合、自分の家やリラックスした雰囲気で、オンライン会議などに参加していると別の作業をしてしまったり、大人数で会議をしていると話の聞き役になっていたり、会議以外のことに目を向けてしまうことがあります。しかし、せっかく時間を作り集まっているのだから、集中し会議に主体的に参加しないと意味がないかと思います。

まとめ

テレワークでの仕事でも、オンラインの会議でも何のためにやっていることなのかを、しっかりと意識しておかないとダメということですね。オンライン会議で移動時間など非効率な部分が削られることはいいことですが、大事なことはしっかりと集中して、普段よりもメリハリをつける意識が必要なのかもしれません。