なぜ目的のない会議をしてしまうのか

会社などに属していると定期的に集まって会議を行ったり、ほとんどの人が発言しない会議を行ってはいませんか？今回はなぜ意味のない会議をしてしまうのか紹介しようと思います。

報告会になっていませんか？

よくあるのが事実を報告するという会議です。みんなが会議の為に集まり、時間を使う意味は何でしょうか？事実を伝えるだけなら同じ場所に集まらなくてもメールやslackなどの連絡ツールでもできるし、資料を共有すればある程度の情報は理解出来るのではないでしょうか？

集まらないと出来ないことは何か？

では、集まらなければ出来ないこととは何でしょうか？それは、議論することだと思います。お互いに議題に対してこう思ったや、こうした方がいいのではというような事実ではなく、アイデアを話すために会議をする必要があるのではないでしょうか？

議論する為に資料は事前に共有する

また、会議で意見交換を行うためには何について話すのかを事前に共有しておく必要があります。当日に資料を配布するのではなく、事前に資料を共有しておくことでスムーズに本題について議論することができます。

一人一人の時間を使っているということ

会社の為の会議だとしても何人もの人が集まればその会議での人件費は人が増えるほど大きくなります。ただ聞いているだけの会議に時間を使うのではなく、有効な時間にするために目的を持った会議をすることが大切なのではないでしょうか？

なぜ会議をするのかを理解する

定期的に行われる会議や関係ない人も集まる会議など、何のために会議をするのかをまず考える必要があるかと思います。何も決まらない、何もアイデアの生まれない会議をしないようにするには会議を主催する人の目的意識が必要なのではないでしょうか？

まとめ

リモートワークなど直接顔を合わせて会議をすることも少なくなり、会議で話し合われている内容の是非を考える機会も増えたのではないでしょうか？一人一人の時間は限られています。どうせ集まるのであれば、意味のある会議を行いたいですね！