ゴールを決めて打ち合わせすることの重要性

仕事やプロジェクトの打ち合わせでなんとなく目的について話をしようと集まり永遠と会話をする打ち合わせをたまに見かけることがあります。アイデア出しなどのブレストであれば問題はないかと思いますが、課題を解決するための具体的な話をする場合は気をつけた方がいいかと思います。打ち合わせのゴールを決めず永遠と話をすることは、プロジェクトの進行、生産性、最終成果の質に大きな影響を与える可能性があります。今回は打ち合わせはゴールを決めて進めた方がいいということについて紹介しようと思います。

ゴール設定をしない打ち合わせでの引き起こる問題

打ち合わせでゴールを設定しないと話す内容の方向性が曖昧になります。これによりメンバー各自が自身の解釈や感想を自由に話すことになり、議題がぶれたり決めるべきことが決まらない打ち合わせを行うことになります。目的がなく進む打ち合わせは参加する人のモチベーションの低下にもつながり求める成果を産み出すのが難しくなってきます。また参加者の時間やコストをかける割には生産性が悪くプロジェクトのコストが無駄に増大する可能性があります。

時間がかかる割に何も決まらない打ち合わせは、なぜ起こるのか？

時間をかけたにも関わらず打ち合わせで何も決まらないという状況は多くの場合事前準備の不足によるものだと思います。よくある光景として参加者が打ち合わせの際に初めて議題を共有しその場で議論を始めるケースが挙げられます。事前に自分の考えを整理していない状態で議論を進めると思ったことをそのまま話したり、話が本題から逸れがちになり結論が出にくくなることがあります。何かを決定するための会議では議論の内容をあらかじめ共有し、参加前に情報を集めたり自分の意見を整理しておくことが重要です。自分の頭の中を整理することで発言の質が向上し、より効率的で成果の出る打ち合わせを実現することが可能になります。

何のための打ち合わせなのかを明確にする

効率的な打ち合わせを実施するには決めるべきことをはっきりさせることが重要です。打ち合わせの目的は多岐にわたり、アイデアを生み出すためのものから、特定の課題を解決するためのものまで様々です。そのため会議の初めにその目的を明確にし参加者全員がその目標達成に向けて議論を進めることが重要です。決めるべき事を明確にすることで参加者は目的に沿った具体的な議論に集中でき、打ち合わせを通じて効果的な結果を得ることができます。

進行役の重要性

また打ち合わせがどのように進むのかは進行役のスキルが極めて重要です。議論が目的に沿った方向に進んでいるのかや、ひとりだけが長いこと話していなかなど、参加者全員が議論の参加できるように環境を作る事が大切です。会話が本題から逸れた際にはその話がアイデアを生むような「意味のある無駄話」なのか、目標達成に関係ない「意味のない無駄話」なのかを見定め、必要に応じて話を元の軌道に戻すことが求められます。進行役にはどのような発言が会議の目的達成に繋がるかを常に念頭に置き、議論の方向性に敏感であることが求められます。このような配慮とリーダーシップにより目的に沿った有意義な打ち合わせを行うことができるのではないでしょうか？

まとめ

仕事が上手く進むかどうかはマネイジメントする人によって変わってくるのだと思います。打ち合わせひとつにおいても目的を持ち次のステップへとつなげるように進行を促す人と、そうでない人では成果に大きな差が生まれます。効果的に案件を進行し成果を出すためにはこうした小さなことの積み重ねが非常に重要です。どのような仕事でも達成したい目的は何なのか？何の為にするのかを頭に置いて行動することが大切なのではないでしょうか？