資料作成をする前に考えを整理してみる

Web制作の仕事をしていると提案などの資料を作成する場面があるかと思います。資料作成をする際にまず考えを整理することは資料の質を向上させるために重要です。今回は資料作成のプロセスにおいて考えを整理することの重要性とポイントについて紹介しようと思います。

考えを整理することの重要性

資料作成を行う上で大切なことは情報をただ羅列するだけでなく伝えたいメッセージを基にそれが効果的に伝わるための構成や内容を基にアウトプットを作成することだと思います。いきなり手を動かすのではなく資料のゴールをより具現化し考えを整理した上で資料の作成に取りかかることで不要な情報を削減し、伝えたいメッセージが伝わる資料ができるのだと思います。

まずは大枠を設計する

資料作成の最初のステップは伝えたいことを基に大枠を設計することです。まず資料の目的を明確にし顧客の要望や伝えたい内容に基づいてどのような構成にするか、どの程度詳細に説明するかを決定します。この段階では箇条書きや簡単な文章でアウトラインを作成し内容の整合性や必要な補足を検討します。大枠の構成が固まったら段階的に細部を詰めていき最終的に完成度の高い資料に仕上げていきます。

大枠を決めるためにやるべきこと

目的の設定

まず最初に決定すべきは資料の目的を設定することです。例えば、企業のプロモーションを行うのか、製品やサービスの販売を行うのか、または情報発信を行うのかなど目的によって資料の内容や構成が変わってきます。

ターゲットの明確化

クライアントの要望や立場を考慮しどのような情報をどの程度詳細に説明するかを決定します。ターゲットのニーズや期待に合わせて資料をカスタマイズすることで受け手にとってより価値のある情報提供が可能となります。

構成を決める

目的とターゲットを考慮し資料全体の構成を決定します。要件整理、現状分析、改善提案、サービスといった構成を基に各セクションで伝えるべきポイントを洗い出します。

作り込む前に試行錯誤することで精度の高い資料を作る

作り込む前の段階で試行錯誤を繰り返すことは資料の精度を上げるために大切なことです。関係のない他の人に説明をし意見を聞いたり、今ではchat  GPTなどに質問したりなど壁打ちを繰り返すことで異なる視点からの意見を取り入れることができます。自分では気づかなかったポイントに気づき、解決していくことにより精度の高い資料を作ることができます。

まとめ

大切なことは自社のサービスや提案内容を基にクライアントに新たな価値を提供しクライアントの要望にこたえることだと思いますが、資料を作成することが目的となっているケースをよく見かけます。まずはクライアントが何を求めているのかを理解し考えることが大切なのだと思います。自分たちの視点ではなくクライアントの視点でものごとを考えられるかどうかが求められているのではないでしょうか？