組織としてどのように動くのか？役割だけでなく権限委譲することの重要性とは

組織編成やプロジェクトの引き継ぎにおいて、なぜか上手く回らなかったり思った通りに引き継ぎができない場合があるかと思います。仕事をお願いしたつもりでも実際には適切に権限を委譲できていないことがこれらの課題の原因の一つかと思います。今回はこうした問題を解決するために仕事を依頼する際に大切な権限委譲について紹介しようと思います。

なぜ仕事を任せる事が上手くできないのか？

なぜ仕事を任せる事が上手くできないのかいうと仕事をお願いするときに役割や責任の所在地を明確にせずに仕事の引き継ぎやプロジェクトを進行するからだと思います。誰が権限を持ち主導的に進めるのかを明確にせず責任の所在をあやふやにすることで結局同じ人が担当するようになったり、誰かが意思決定をしない限り動かないチームが出来上がります。権限委譲が上手く行われないことにより仕事の流れやプロセスは変わらず何も変わらないという現象が起こるのではないでしょうか？

権限委譲を行うことがなぜ大切なのか？

・意思決定が速くなる

権限委譲により意思決定のプロセスが早く速くなります。責任の所在地を明確にすることで確認の工程や判断基準の明確化が行われスムーズな意識決定が行われるようになります。

・主体的な行動をとるようになる

権限委譲により意思決定の権限を得ることで自分のアイデアを形にすることができるようになり、より仕事を自分事かすることができ主体的に行動することができるようになります。

・経験や不明点の解消によりスキルがアップする

また、自分の中で考えたことを実行しPDCAを回すことで経験も増えていきます。わからないことは積極的に調べ解決することでスキルアップや能力の向上につながっていきます。

・仕事の効率化、組織体制の構築ができる

権限委譲を行い役割分担をすることで組織体制を整えることができます。各担当者が明確な権限を持ちチームを形成することで効率的な運営ができ業務の効率化につなげることができます。

権限の範囲でできることが変わってくることを理解する

仕事を引き継ぐ場合、担当する範囲や期待される役割を明確にし、それに見合った権限を渡しその人の裁量で仕事を行えるようなポジションを与えることが重要なのかと思います。担当者に適切な権限を与えることでその人は自らの判断で仕事に取り組み、柔軟な対応が可能となります。権限を持つことで責任感が生まれ仕事に対する熱意や主体性も育まれます。このような状況を整えることが組織やプロジェクトを進める上で大切で役割を渡す場合は権限をどの程度渡すかによっても成果が変わっていく事を理解する必要があるのかと思います。

何を求めているのかを明確にする

上手に権限委譲するにはコミュニケーションが重要になってきます。どこまで対応してほしいやどういう成果を求めているのかを共通認識する必要があります。仕事をお願いする最初の段階で目的、成果、権限の範囲を明確にし共通の認識をしておくことで権限委譲をスムーズに行うことができます。権限委譲をスムーズに行うためには必要な情報は他にはないか？不明な部分はないか？など共通の理解を持つために双方がポジティブで建設的なコミュニケーションをとることが求められるかと思います。仕事を任せた後も以前と同じなクオリティで仕事が進むかどうかは受け渡しをする人のスキルも関わってくるのではないでしょうか？

まとめ

組織が効果的に機能するためには役割分担と同時に権限の委譲が不可欠かと思います。役割を持った個々のメンバーがそれに見合った権限を持つことで自らのスキルを発揮し、組織が持つ限られた人材や時間を最大限に活かすことができるのかと思います。権限委譲を行い機能する組織体制を作っていくことにより、時代の変化に合わせた素早い対応ができる組織になるのではないでしょうか？